El CENTRO COMERCIAL EL HUECO PICHINCHA P.H. en su condición de responsable del tratamiento de datos, se permite diseñar el presente texto con el fin de dar cumplimiento con la regulación vigente y garantizar la atención de consultas y reclamos acerca del tratamiento de los datos de carácter personal que recolecta, almacena, usa y eventualmente transfiere o transmite a nivel nacional o internacional de conformidad con la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, y demás normas complementarias.
El derecho al Habeas Data de acuerdo con la Ley es el que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada y con él se garantiza a todos los ciudadanos poder de decisión y control sobre su información personal, en este sentido, El CENTRO COMERCIAL EL HUECO PICHINCHA P.H. procede a definir en éste documento, las políticas que orientaran su gestión comercial, teniendo comercial, teniendo en cuenta que para el desarrollo de su objeto social, continuamente está recopilando y tratando datos personales.
1. Objetivo
El presente documento tiene por objeto explicar claramente todos los parámetros y reglas que son aplicables a todos los datos y bases de datos que por diferentes medios obtenga el CENTRO COMERCIAL EL HUECO PICHINCHA P.H. con razón o consecuencia del desarrollo de su objeto social o actividad económica, en cumplimiento de la Ley 675 de 2001, el Reglamento de Propiedad Horizontal y demás reglamentos internos de la Copropiedad, para garantizar el correcto tratamiento de los datos personales y en especial, el procedimiento que la organización utilizará para atender las quejas, consultas y reclamos presentados por los titulares en ejercicio de su derecho de habeas data.
2. Identificación del responsable del tratamiento de datos
Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de El CENTRO COMERCIAL EL HUECO PICHINCHA P.H., quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales que recolecta, almacena, usa y eventualmente transfiere o transmite a nivel nacional o internacional, y que el desarrollo del presente documento será denominado como el Responsable, El Centro Comercial, la copropiedad, o la Organización, y que en todo caso hace alusión a la única persona jurídica de derecho privado que se identifica plenamente a continuación.
Razón Social: CENTRO COMERCIAL EL HUECO PICHINCHA P.H.
Nit: 900.298.648-6
Dirección: Calle 48 N° 53-69
Ciudad: Medellín
Correo electrónico: info@elhuecopichincha.com
3. Marco Jurídico Aplicable:
Las políticas de tratamiento y protección de datos personales presentadas en este documento, se desarrollan teniendo como antecedente normativo la legislación vigente en la materia y de manera específica las siguiente normas:
Constitución Política de Colombia – artículo 15: contiene el derecho fundamental al Habeas Data, en relación con el derecho que tienen todas las personas a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y la obligación del Estado de velar porque ello se cumpla. Así mismo contempla el derecho que tienen a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en los bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. Contempla que en la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. Consagración que le otorga a este derecho la garantía constitucional de la Acción de Tutela.
Ley Estatutaria 1581 de 2012: por la cual se dictan las disposiciones generales para la protección de datos personales y cuyo objeto principal es desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma. De manera espacial, esta norma estableció la obligación de que todos los responsables adoptaran políticas para el tratamiento de datos personales.
Decreto Reglamentario 1377 de 2013: mediante el cual se reglamentó parcialmente la Ley 1581 de 2012, introduciendo asuntos complementarios y nuevas obligaciones para los responsables de tratamientos de datos personales y precisa el alcance de los deberes que están llamados a cumplir los Responsables y Encargados del tratamiento de datos personales. Con el fin de facilitar la implementación y cumplimiento de la Ley, este decreto reglamento aspectos relacionados con la autorización del Titular de información para el Tratamiento de sus datos personales, las políticas de Tratamiento que deben acoger los Responsables y Encargados, el ejercicio de los derechos de los Titulares de información, las transferencias y transmisión de datos personales y la responsabilidad demostrada frente al Tratamiento de datos personales.
4. Definiciones:
Para los efectos de la presente política, se entiende por:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que son objeto de Tratamiento.
Candidato: Es cualquier persona natural que manifiesta, por sí mismo o a través de un tercero, por cualquiera de los medios físicos o electrónicos del Centro Comercial, su interés de participar en procesos de selección.
Cliente: Persona natural que accede a los servicios ofrecidos por el centro comercial en calidad de visitante o que adquiere productos o servicios de manera ocasional o frecuente en los locales comerciales, oficinas, bodegas o establecimientos que hacen parte de la propiedad horizontal.
Consulta: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para acceder a la información que haya sido objeto de tratamiento por parte del Centro Comercial y repose en cualquier base de datos.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Dato semiprivado: Su acceso está sujeto a algún grado de restricción, interesan a cierto sector o grupo de personas: datos financieros o crediticios, académicos, laborales, etc.
Proveedor: Persona natural o jurídica que tiene vinculo contractual verbal o escrito con la Copropiedad, para ejecutar a través de medios humanos y/o materiales propios o ajenos, la totalidad o parte de obras o servicios en relación con un proyecto y/o contrato. Cuando un proveedor sea persona jurídica y a su vez, este contrate o subcontrate a personal para desarrollar el proyecto o contrato encomendado, recae en este de manera exclusiva la responsabilidad de solicitar la autorización del tratamiento de datos.
Reclamo: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar, o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la ley.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Trabajador: Es toda persona que en virtud de un contrato laboral se encuentra vinculado al El Centro Comercial, de manera directa o en misión.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
5. Principios Rectores
Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El tratamiento de los datos personales que conserva el CENTRO COMERCIAL EL HUECO PICHINCHA P.H. es una actividad que se encuentra reglada y que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás disposiciones que desarrollen el tratamiento de datos personales.
Principio de finalidad: el tratamiento de los datos personales que realiza El CENTRO COMERCIAL EL HUECO PICHINCHA P.H. obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual será dada a conocer a cada titular como mínimo al momento de su recolección, así mismo, todas las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para cada una de las finalidades para las que fueron recaudadas, de igual manera una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, los datos serán eliminados de nuestras bases de datos.
Principio de libertad: El CENTRO COMERCIAL EL HUECO PICHINCHA P.H. solo realiza el Tratamiento de los datos personales bajo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Se entenderá que la autorización es expresa, cuando ha sido manifestada por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento por parte del CENTRO COMERCIAL EL HUECO PICHINCHA P.H. debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: la presente política garantiza el derecho del titular a obtener del CENTRO COMERCIAL EL HUECO PICHINCHA P.H. en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley.
Los datos personales salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por parte de El CENTRO COMERCIAL EL HUECO PICHINCHA P.H. será manejada con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: El CENTRO COMERCIAL EL HUECO PICHINCHA P.H. velará para que todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos, conozcan de su obligación legal de garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma.
6. Obligaciones del Centro Comercial como responsable del tratamiento:
La presente política es de obligatorio y estricto cumplimiento para El CENTRO COMERCIAL EL HUECO PICHINCHA P.H. como responsable del tratamiento de los datos personales y en virtud de la cual se obliga de manera específica a:
Obtener autorización por parte del titular para el tratamiento de sus datos personales: entendiéndose que la autorización es el consentimiento que da cualquier persona para que el Centro Comercial, como responsable del tratamiento de la información, puedan utilizar sus datos personales.
La organización, como responsable del tratamiento de los datos implementará procedimientos internos para solicitar la autorización al titular, a más tardar en el momento de la recolección de su información.
El Centro Comercial garantiza que el consentimiento otorgado por el titular será previo, expreso e informado, es decir, que el dueño de la información apruebe y sepa para qué y cómo se utilizará dicha información, es decir, la recolección de datos personales que se traten tiene una finalidad legítima y cierta, una razón de ser de esa recolección de acuerdo con objeto de la organización. Dichas finalidades serán indicadas de manera específica más adelante en este documento.
En caso de por alguna razón debidamente motiva el Centro Comercial, recolecte datos personales sensibles (origen racial o étnico, orientación sexual, filiación política o religiosa, etc.) o de niños y adolescentes, explicará el carácter sensible que posee este tipo de información y, dará la opción al titular de elegir si responde o no dichas preguntas.
Teniendo en cuenta que la Ley describe los datos de los menores de edad como una categoría especial, y por lo tanto, merecedores de una protección reforzada que le asegura el respeto de sus derechos fundamentales, es obligación del Centro Comercial para el tratamiento de sus datos, que sus representantes legales hayan otorgado la debida autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, en los casos en que sea procedente.
El Centro Comercial conservará prueba de la autorización otorgada por titular, la cual estará disponible para consultas posteriores, de acuerdo con los procedimientos que se establecen más adelante.
EL Centro Comercial informará los derechos que tiene el titular de la información.
Para el pleno ejercicio de los derechos que le asisten, en todo momento estará disponible para el titular, la información concerniente a la identificación, dirección física o electrónica y el teléfono de la organización como responsable del tratamiento de los datos que se recaudan.
El Centro Comercial informará por medios idóneos antes de, o a más tardar al momento de implementar las nuevas políticas cuando haya cambios sustanciales en su contenido, referidos a la identificación del Responsable y a la finalidad del Tratamiento de los datos personales, los cuales puedan afectar el contenido de la autorización. Además, obtendrá una nueva autorización cuando el cambio se refiera a la finalidad del Tratamiento. El Centro comercial, demostrará a petición de la Superintendencia de Industria y Comercio, que ha implementado medidas apropiadas y efectivas para cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 20113, y que dichas medidas son proporcionales a su naturaleza jurídica, su tamaño, a la naturaleza, tipo y riesgo de los datos que trata.
Obligaciones del Centro Comercial como Encargado del Tratamiento o del Tercero que éste delegue legal o contractualmente para tal fin:
Los Encargados del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.
d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la ley.
f) Adoptar su propio manual de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
g) Registrar en la base de datos las leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la ley.
h) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella de acuerdo con lo facultado por la Ley el responsable del tratamiento.
k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Cuando el Responsable del Tratamiento, a su vez asuma funciones de Encargado del Tratamiento, deberá cumplir la totalidad de los deberes previstos por la Ley 1581 de 2012 para cada uno.
7. Finalidades del tratamiento de datos personales
Los datos personales, contenidos en las diferentes bases de datos que el CENTRO COMERCIAL EL HUECO PICHINCHA P.H., serán utilizados para los siguientes fines:
El CENTRO COMERCIAL EL HUECO PICHINCHA P.H., atendiendo los principios rectores de la Protección de Datos, recolecta, almacena, usa, conserva y eventualmente transfiere o transmite a nivel nacional o internacional, la información contenida en las siguientes categorías de bases de datos, para los fines que se describen a continuación. Así mismo precisa que los datos personales contenidos en estas, se conservarán durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades previamente autorizadas, o que deriven de un obligación legal o contractual y que justifican su tratamiento.
Clientes y visitantes del Centro Comercial o de sus establecimientos de comercio:
• Remitir comunicaciones de mercadeo a través de redes sociales, mensajes de texto o mediante envío directo de información por medio físico o electrónico.
• Informar y convocar a la realización de sorteos, concursos, actividades lúdicas o de entretenimiento que se realice en las instalaciones del centro comercial o en sus dominios virtuales en la WEB.
• Posibilitar la participación en los programas de fidelización mediante el registro de facturas que los clientes realicen voluntariamente para participar en sorteos y concursos ofrecidos por el centro comercial y realizar la entrega de premios o beneficios.
• Realizar estudios de mercado que permitan transmitir información de interés, mejorar la prestación del servicio, desarrollar nuevos productos y otorgar beneficios a clientes y visitantes.
• Identificar la zona de influencia
• Realizar auditorias o evaluaciones de servicio
• Obtener Datos estadisticos
• Promocionar las marcas y tiendas localizadas en el centro comercial.
• Atender las solicitudes, quejas o reclamos.
• Realizar transferencia y/o transmisión de datos.
Propietarios, tenedores, locatarios y empleados o servidores vinculados a éstos:
• conserva la información de sus propietarios, locatarios y tenedores por expreso mandato del Reglamento de Propiedad Horizontal y con el fin de:
• Establecer contacto con los propietarios y locatarios a cualquier título que hacen parte del centro comercial para envío de citaciones, circulares, facturación, y comunicados en general, por expreso mandato de la Ley 675 de 2001.
• Actualizar la matricula interna o ficha de seguridad de las unidades privadas y conservar su histórico de acuerdo a lo establecido por la Ley 675 de 2001
• Realizar las gestiones de cartera que por ley se encuentren permitidas, tales como cobros pre jurídicos y jurídicos entre otros.
• Indagar sobre sus bienes en los casos en que la ley lo permite
• Reportar incumplimientos de pagos ante centrales de riesgo.
• Emitir paz y salvos o certificaciones sobre la relación del titular con el centro comercial.
• Verificar la situación legal de la compañía y/ o establecimiento de comercio.
• Realizar convenios para otorgar beneficios empresariales
• Ofrecer programas de formación y bienestar corporativo.
• Realizar control de seguridad y acceso a las instalaciones.
• Brindar información de contacto a clientes o público interesado, sobre los bienes y servicios que ofrece el establecimiento de comercio.
• Llevar estadísticas de ocupación y comportamiento comercial.
• Atender y gestionar consultas, reclamos y solicitudes.
• Realizar transferencia y/o transmisión de datos.
Proveedores, anunciantes, concesionarios y aliados comerciales
• Establecer contacto para enviar y solicitar información a oferentes, proveedores, contratistas, anunciantes, concesionarios y aliados comerciales del centro comercial
• Dar cumplimiento a las obligaciones derivadas de las relaciones contractuales o convenios.
• Atender, resolver o iniciar acciones relacionadas con consultas o solicitudes
• Participar en procesos de contratación y compra
• Solicitar cotizaciones o información de productos y servicios
• Realizar las gestiones de cartera que por ley se encuentren permitidas, tales como cobros pre jurídicos y jurídicos entre otros.
• Indagar sobre sus bienes en los casos en que la ley lo permite.
• Reportar incumplimientos de pagos ante centrales de riesgo.
• Realizar auditorías, mediciones y sacar estadísticas
• Verificar sus relaciones comerciales externas
• Emitir paz y salvos o certificaciones sobre la relación del titular con el centro comercial.
• Cumplir con las normas de conocimiento del cliente exigidas por el sistema financiero y las normas de prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo
• Fidelización de la relación comercial
• Realizar actividades de mercadeo, publicidad, inteligencia de mercados, realizar encuestas, alianzas comerciales, dar a conocer noticias e información de interés general y del Centro Comercial
• Realizar transferencia y/o transmisión de datos
Empleados directos o en misión:
• Conservar la información de contacto.
• Conservar la información histórica laboral y académica para eventuales procesos de ascensos, promociones, planes de carrera y gestión del desempeño
• Cumplimiento de obligaciones laborales como pagos de nómina y al Sistema de Seguridad Social.
• Realizar la evaluación de riesgo psicosocial de demás actividades propias del SGSST.
• Llevar a cabo procesos disciplinarios internos.
• Realizar auditorias
• Realizar procesos de selección de personal de manera directa o a través de un tercero.
• Evaluar competencias laborales y personales
• Envío de información a entidades de seguridad social o a quien el gobierno reglamente
• Emitir certificaciones de relación laboral del titular con el empleador
• Ofrecer programas de bienestar corporativo y planificar actividades empresariales, tanto para el titular. Como para sus beneficiarios (hijos, cónyuge, compañero permanente)
• Realizar convenios para otorgar beneficios empresariales
• Atención de peticiones, quejas o reclamos
• Demás actividades propias del desarrollo de la organización.
• Dar cumplimiento a las demás obligaciones derivadas de la legislación laboral y complementarias propia de la relación contractual
• Realizar transferencia y/o transmisión de datos
Usuarios que interpongan PQRSF
• Conservar la información de contacto
• Atender, responder y gestionar peticiones, quejas o reclamos
• Conservar el archivo histórico de la petición, queja o reclamo
• Utilizarlo como medio de prueba cuando sea requerido
• Transferencia y/o transmisión de datos
• Entregarla a las autoridades competentes cuando sea requerido.
Asistentes a Capacitaciones, talleres y en general actividades de formación:
• Llevar un control de asistencia
• Contar con información de contacto para comunicar futuras actividades, enviar memorias o material de apoyo.
• Envío de información de interés y beneficios del centro comercial
• Realizar encuestas, evaluaciones de satisfacción y estadísticas.
• Realizar transferencia y/o transmisión de datos.
Videovigilancia – Datos Biométricos:
• Preservar la seguridad de visitantes, bienes e instalaciones del Centro Comercial.
• Realizar eventuales sistemas de conteo de personas (visitantes)
• Generar datos a raíz de mediciones y estadísticas
• Realizar control del cumplimiento de horarios de los locatarios
• Adelantar procesos de disciplinarios internos
• Realizar auditorías y evaluaciones de servicio
• Identificar necesidades y requerimientos para la operación comercial
• Apoyar la prestación de servicios de emergencia en caso de accidentes o contingencias
• Atender, responder y gestionar peticiones, quejas o reclamos
• Entrega a las autoridades competentes, cuando sean requeridos en la debida forma establecida por la legislación vigente.
• Realizar transferencia y/o transmisión de datos.
8. Autorizaciones
El Centro Comercial adoptará procedimientos para solicitar, a más tardar en el momento de la recolección de los datos, la autorización del Titular para el Tratamiento de los mismos e informarle los datos personales que serán recolectados así como todas las finalidades específicas del Tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento. Los datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con independencia del medio por el cual se tenga acceso, entendiéndose por tales aquellos datos o bases de datos que se encuentren a disposición del público, pueden ser tratados por cualquier persona siempre y cuando, por su naturaleza, sean datos públicos.
Modos de Obtener la Autorización:
Para efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 9° de la Ley 1581 de 2012, el Centro Comercial establecerá mecanismos para obtener la autorización de los titulares o de quien se encuentre legitimado de conformidad con lo establecido en el artículo 20 del presente decreto, que garanticen su consulta. Estos mecanismos podrán ser predeterminados a través de medios técnicos que faciliten al Titular su manifestación automatizada.
Con el fin de garantizar los derechos de los titulares de datos personales que trata El Centro Comercial y como responsable del tratamiento, se establecen los diferentes mecanismos para obtener la autorización de los titulares o de quien se encuentre legitimado de acuerdo al artículo 20 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
Se entenderá que la autorización cumple con los requisitos que establece el artículo 7 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, cuando se manifieste:
1. Por escrito.
2. De forma oral.
3. Mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca.
De conformidad como la faculta la Ley, dicha autorización puede constar en un documento físico, electrónico, digital o en cualquier otro formato que permita su posterior consulta, o constar de manera tal, que se evidencié que la autorización la otorgó el titular mediante una conducta inequívoca.
Casos en que no es necesaria la autorización: La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:
1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Datos de naturaleza pública.
3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
5. Datos relacionados con el registro civil de las personas.
Revocatoria de la autorización
Los titulares podrán en todo momento solicitar a El Centro Comercial la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012. El titular en el momento de solicitar la revocatoria o supresión de sus datos, es consciente de los perjuicios que puede obtener de acuerdo a la finalidad de los datos, establecidas en esta política.
La supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual que amerite su permanencia en la base de datos.
El procedimiento para la revocatoria, se encuentra señalado más adelante en el presente documento.
9. Derecho de los titulares de datos personales
Derechos de los titulares
El Titular de los datos personales contará con los siguientes derechos, de acuerdo con lo establecido en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.
c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. El titular debe tener en cuenta que previamente deberá agotar el trámite de reclamo o consulta ante el CENTRO COMERCIAL EL HUECO PICHINCHA P.H., bajo los mecanismos que se describen más adelante.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
En el caso de los datos biométricos y archivos de videovigilancia, estos solo serán entregados bajo la estricta orden de autoridad competente, toda vez que su tratamiento regularmente involucra los datos de otras personas que podrían verse afectadas por su manipulación o divulgación, así como afectar la seguridad de las personas y de la copropiedad misma.
Personas facultadas para ejercer los derechos
Las personas legitimadas para ejercer los derechos de los titulares de la información, son:
1. El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
2. Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
3. Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
4. Por estipulación a favor de otro para otro.
5. Los derechos de los niños, niñas y adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.
10. Procedimientos de los titulares para ejercer sus derechos
Procedimiento de consulta, reclamos, corrección, actualización, rectificación, supresión de información y revocatoria de autorización
La solicitud deberá presentarse preferiblemente medio escrito en la oficina de la Administración del Centro Comercial, ubicada en la Calle 48 N° 53-69.
Si es por medio digital, al correo electrónico info@elhuecopichincha.com.
Requisitos indispensables para ejercer los derechos
El CENTRO COMERCIAL EL HUECO PICHINCHA P.H. informa que la labor de oficial de datos, de acuerdo con lo dispuesto por el artículo 23 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, estará en cabeza del Área Administrativa del Centro Comercial, quien asumirá la función de protección de datos personales y con este fin será el contacto directo para gestionar todas las acciones que se desprendan del ejercicio de los derechos que le asisten al Titular de la información que se encuentra almacenada en las bases de datos que éste administra. Con el fin de hacer más eficiente la gestión del oficial de datos, y en beneficio del Titular, las solicitudes que se presenten deberán contener mínimamente la siguiente información:
1. Nombre completo e identificación del titular de los datos personales.
2. Nombre completo e identificación del tercero legitimado en caso de que no sea el titular directamente, previa acreditación de su calidad.
3. Petición concreta y clara, en la se indique el objeto de la petición y con una descripción de los hechos que dan lugar a la misma.
4. Datos de contacto y notificación.
5. Documentos que se quieran hacer valer y que resulten pertinentes conforme al objeto de la petición.
Trámite para realizar consultas ante el responsable:
De Acuerdo con el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. Una vez realizada dicha consulta, El Centro Comercial, como Responsable y/o encargado del Tratamiento, suministrará al Titular, en el término indicado a continuación, toda la información contenida en sus respectivas bases de datos
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Trámite Para Realizar Reclamos Ante El Responsable:
Conforme lo estípula el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable o Encargado del Tratamiento. Realizado el reclamo, éste será tramitado por el Centro Comercial, bajo las siguientes reglas:
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo recibido completo.
Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Si al recibo del reclamo, éste resulta incompleto, El Centro Comercial requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. Trámite para solicitar la revocatoria de la autorización y/o supresión del dato: Los Titulares podrán en todo momento solicitar al responsable o encargado la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el en el aparte anterior. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
El responsable y el encargado deben poner a disposición del Titular mecanismos gratuitos y de fácil acceso para presentar la solicitud de supresión de datos o la revocatoria de la autorización otorgada. Derecho de acceso: EL Centro Comercial, con el fin de garantizar los derechos que le asisten al titular, establece los anteriores mecanismos que operan de manera sencilla y ágil, los cuales estarán permanentemente disponibles para que los Titulares ejerzan sus derechos.
El Titulas podrá consultar de forma gratuita sus datos personales al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.
Se entiende como días hábiles, aquellos en los cuales presta servicio al público el área administrativa del centro comercial.
Requisito De Procedibilidad:
De acuerdo con el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, el Titular sólo podrá acudir o elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta, reclamo, corrección, actualización, rectificación, supresión de información y revocatoria de autorización ante el Responsable o Encargado del Tratamiento, esto es, frente al Centro Comercia y con el lleno de los requisitos que se indicaron anteriormente.
11. Vigencias
La presente política de tratamiento de datos personales rige a partir del 15 de septiembre de 2019.
Los datos personales proporcionados se conservarán durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades previamente autorizadas y que justifiquen su tratamiento.
Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento, dicha autorización podrá ser revocada en cualquier momento mediante comunicación escrita dirigida al CENTRO COMERCIAL EL HUECO PICHINCHA P.H. Salvo que exista un deber legal o contractual que amerite su permanencia en la base de datos por un término posterior